1. Se você opera um escritório que recebe clientes visitantes, provavelmente possui adesivo casca de ovo. Tal área pode ser usada com grande vantagem. Enquanto seu cliente espera para vê-lo, por que não dar a ele a oportunidade de conhecer você e a empresa? Fotografias grandes da fábrica ou dos produtos/serviços que você fornece ajudam a deixar claro o que sua empresa faz ou representa. Também fornece uma visão das áreas que seu visitante pode não conseguir acessar em circunstâncias normais. Você pode se surpreender com o interesse das pessoas em você e no que você faz nos bastidores.

2. Como alternativa, você pode aproveitar a oportunidade para apresentar o selo de garantia para celular de sua equipe. Uma foto da cabeça e dos ombros e uma placa com o nome permitirão que os visitantes de primeira viagem reconheçam a pessoa que encontrarão e determinem sua posição dentro da equipe de gerenciamento. Isso é consideravelmente reconfortante quando você está prestes a conhecer alguém pela primeira vez. Também ajuda a fazer com que a equipe se sinta valorizada e uma parte real da organização.

3. Se você acha que precisa ser um pouco mais criativo, por que não apresentar sua equipe em poses que mostrem seu passatempo favorito? Se o MD for um pescador experiente ou o gerente de vendas participar de dramas amadores, apresente-os em trajes adequados. Isso faz com que a pessoa pareça “humana” e não um autômato de escritório, tornando-a mais fácil de se relacionar.

4. Se os clientes tiverem que esperar um pouco, ou mesmo se estiverem esperando para fazer uma reclamação, considere cuidadosamente como você pode entretê-los enquanto esperam. Você precisa que a área seja calma e amigável, então evite cores agressivas, como vermelhos brilhantes ou pretos sólidos, e considere usar cores pastéis em designs abstratos de natureza suave. Você pode até considerar alguns cartoons humorísticos ou caricaturas da alta administração como uma forma de se apresentar como pessoas de bom humor e natureza amigável. Tente ser geral no assunto para agradar a todos. Por exemplo, evite fotos de clubes de futebol, etc., mesmo que o MD seja um grande fã. Se os clientes ficarem entretidos e relaxados com a sua escolha de imagens e você sair para encontrá-los com um grande sorriso prestativo no rosto, eles acharão mais difícil ficar com raiva de você quando o conhecerem.

5. Regras semelhantes se aplicam à decoração das áreas administrativas gerais do escritório. É provável que o trabalho seja constante e repetitivo, portanto, deixe a equipe confortável, exibindo imagens brilhantes e positivas de que possam desfrutar. Mas evite cenas de praias e palmeiras do Extremo Oriente, você pode encontrá-los em um feriado mental.

6. Em sua área de Marketing ou Vendas, tente evitar as imagens clichês de Leões dizendo “O Cliente é Rei” etc. Embora seja verdade, essas mensagens estão cansadas e sem impacto nos dias de hoje. Em vez disso, por que não apresentar cartas bem emolduradas de clientes satisfeitos, certificados de conquistas, prêmios de funcionário do mês, fotos de passeios da equipe que foram conquistados como recompensa por resultados. Isso deixará bem claro por que todos estão lá e os lembretes das recompensas que recebem pelo esforço os estimularão a obter reconhecimentos futuros.

7. Certifique-se de que sua arte seja moderna, popular e atual. Impressões de calendário emolduradas de Monet’s Water Lillie’s em molduras cansadas contra papel de parede decrépito ou painéis de parede de madeira simplesmente não servem. Eles dão sinais de serem lentos, antiquados e atrasados. Se você gosta dos clássicos, não há problema em pendurá-los, apenas certifique-se de fazê-lo de maneira comemorativa. Grandes impressões positivas e boas molduras farão muito mais uma declaração do que algo velho e cansado.

8. Tal como acontece com as flores e os aquários, pode ser possível contratar arte para o seu local de trabalho. Isso tem a vantagem de refrescar regularmente, já que o fornecedor visita em horários determinados para trocar os displays. Também pode dar a você a chance de ver o que deseja manter de forma mais permanente, depois de ter a chance de morar com eles por um tempo.

9. Se você preferir colocar seu dinheiro em uma boa causa, porque não patrocinar uma escola ou hospital local para fornecer pinturas de alunos ou pacientes. Estes são divertidos e diferentes e mostram um lado carinhoso do seu negócio. Bem enquadrado, mesmo o mais pobre dos esforços pode parecer muito interessante considerando a fonte.

10. Seja qual for a sua escolha, esforce-se para enquadrá-la bem. Molduras baratas não fazem nada pela sua imagem ou sua atitude percebida em relação à qualidade. Uma atitude esfarrapada em relação à sua decoração pode sugerir a um cliente que você tem uma atitude desleixada em relação ao seu negócio ou ao serviço que prestará. A apresentação que você faz no seu local de trabalho diz muito sobre você e o que você representa.

11. Tente desencorajar os funcionários de encher as paredes de sua área de trabalho com objetos pessoais, como fotos de estrelas pop, calendários obscenos, versos engraçados sobre trabalhar aqui sendo mais fácil por ser louco, etc. dar a impressão de um navio frouxamente executado. Por favor, permita que a equipe personalize sua área até certo ponto, fotos da família podem lembrar aos clientes que depois das 17h essa pessoa volta a ser humana novamente. Se possível, mantenha as outras tendências exclusivamente para a sala dos professores.

12. Tente não tornar o ambiente de trabalho muito estéril. Faça bom uso de plantas, de preferência sintéticas, pois não tiram o oxigênio do ar, talvez um aquário, essas bem feitas podem ficar muito impressionantes e incentivar a tranquilidade. O bom uso da iluminação pode fazer uma enorme diferença na atmosfera do local, assim como uma tela de TV permanentemente sintonizada em um canal de notícias. Mais uma vez, anunciando a todos os visitantes que vocês estão em contato com o mundo além de suas próprias portas.

13. Desencoraje fortemente a equipe de manter conversas pessoais ao alcance da voz dos clientes em espera. Isso não é apenas extremamente embaraçoso para a pessoa que está esperando, mas sugere falta de disciplina e atenção ao trabalho em questão. O que Molly fez com o namorado ontem à noite deve permanecer no interesse exclusivo de – Molly e seu namorado.

14. Certifique-se de que os funcionários da recepção falem bem e transmitam elegância. Certifique-se de que eles saibam o nome de seus clientes e use-o sempre que se dirigirem a eles para oferecer café ou atualizar sua disponibilidade. Selecione apenas indivíduos com boa voz para cumprimentar os clientes pessoalmente ou por telefone ou fazer anúncios no P.A. sistema. Isso é muito importante quando se pretende estabelecer a qualidade de sua empresa para clientes e funcionários.

15. A aparência elegante do pessoal é essencial para manter os padrões. Barbeado, gravatas bem amarradas, corte de cabelo inteligente, etc., ajudam muito a causar uma ótima impressão. Nestes dias de atitudes casuais crescentes, não é difícil ficar acima da concorrência. Você não precisa exagerar, mas mangas de camisa arregaçadas ainda parecem muito melhores do que uma camiseta.

16. Banheiros para você e seus clientes são frequentemente negligenciados quando se trata de estabelecer padrões. Coisas simples como certificar-se de que sabonete, lenço de papel, assentos sanitários (acredite ou não) estão todos lá, junto com um exaustor funcionando, água quente e secadores de mãos são as coisas simples que podem ser deixadas escapar. A limpeza também é fundamental, é claro. Por que não ir e verificar suas instalações agora e ver o quanto você pode melhorá-las.

17. Ao receber visitantes estrangeiros, certifique-se de estar familiarizado com seus costumes ao cumprimentá-los. Por exemplo, ao cumprimentar um convidado da Malásia, é costume não apertar a mão (embora eles o façam, pois também estão cientes de sua cultura), mas cumprimentá-lo colocando a palma da mão direita contra o ombro esquerdo enquanto faz um sutil curvar-se para eles. Também é uma boa educação para a maioria dos países do Extremo Oriente estudar atentamente seu cartão de visita por alguns segundos quando ele é oferecido a você e evitar apontar com o dedo, em vez disso, gesticular a direção com uma mão gentilmente voltada para cima.

18. Quando os clientes estiverem saindo de você após uma reunião, faça um esforço para pelo menos acompanhá-los até a porta de seu prédio ou, se for o caso, acompanhe-os até o veículo. Tantas vezes recebi um tratamento excelente do meu anfitrião apenas para me sentir expulso às pressas no final da reunião. Embora isso nunca tenha sido intencional, muitas vezes são os últimos minutos de sua reunião que você se lembra depois de sair.

19. Vá além para impressionar. Sempre envie uma pequena nota ou e-mail para agradecer a presença do seu convidado e sugerir os próximos passos de seu relacionamento comercial. Qualquer negócio que você esteja procurando não está garantido até que os contratos sejam concluídos.

20. Avalie constantemente seu ambiente de trabalho e crie uma lista de verificação de pontos a serem mantidos em todos os momentos. É fácil esquecer estes detalhes importantes, mas eles podem fazer toda a diferença para a sua imagem dentro e fora das paredes do escritório.